Carta carburante aziendale: come funziona e quali sono i vantaggi

L'uso efficiente e razionale delle risorse è un obiettivo cruciale per qualsiasi azienda che desidera ottimizzare la gestione delle sue flotte. In questo contesto, la carta carburante aziendale rappresenta uno strumento fondamentale per semplificare il processo di rifornimento di carburante e monitorare attentamente le spese aziendali. Ma come funziona esattamente questa carta e quali sono i vantaggi che offre alle imprese? Approfondiamo come funziona la carta carburante per le aziende e i molteplici vantaggi che garantisce, che vanno ben oltre la semplice comodità di pagamento.

Cos’è e come funziona la carta carburante per le aziende?

La carta carburante aziendale è uno strumento estremamente vantaggioso e pratico per le imprese, ideato per semplificare e monitorare in modo preciso l'acquisto di carburante per i veicoli aziendali. Questa soluzione si è resa necessaria a seguito dell'entrata in vigore, a partire dal 2019, dell'obbligo di emettere fatture elettroniche per tutte le transazioni legate al carburante. La carta carburante si presenta quindi come una risposta efficace a questa specifica esigenza normativa, offrendo il valore aggiunto di mantenere un tracciato completo di tutti i pagamenti effettuati, permettendo così alle aziende di dedurre le spese, detrarre l'IVA e sfruttare agevolazioni fiscali.

Simile a una carta di credito, la carta carburante è affiliata ai principali circuiti di pagamento, come Visa e Mastercard, consentendo in questo modo l’invio immediato della fattura elettronica. Solitamente, è possibile scegliere tra una versione fisica o virtuale, collegata direttamente al proprio smartphone. Fondamentale è la scelta di una carta carburante che sia perfettamente adatta alle specifiche esigenze aziendali, con un'ampia copertura a livello nazionale e internazionale e un servizio di reportistica integrato di alta qualità.

Cos’è e come funziona la carta carburante per le aziende?

Indipendentemente dalla tipologia scelta, le carte carburante permettono ai responsabili della gestione delle flotte di monitorare con precisione tutte le spese sostenute dagli autisti presso le varie stazioni di servizio. Questo strumento consente anche di risalire agli itinerari seguiti e di conoscere il tipo di carburante utilizzato per ciascun veicolo.

Carta carburante aziendale: tipologie e funzionamento

Chiarito cos’è la carta aziendale passiamo a vedere come funziona. Il loro funzionamento è sostanzialmente analogo a quello di una normale carta di credito aziendale: quando si effettua un acquisto, è sufficiente avvicinare la carta al POS del benzinaio e procedere con il pagamento.

Tuttavia, è importante sottolineare che le carte carburante possono avere restrizioni e condizioni legate alla rete di distributori presso cui possono essere utilizzate. Questo significa che non tutte le carte carburante sono accettate presso qualsiasi stazione di servizio. La scelta della carta carburante giusta deve quindi tenere conto della copertura territoriale offerta dalla compagnia che fornisce il servizio. Alcune compagnie possono avere una presenza più estesa su determinate reti di distributori, mentre altre possono coprire un territorio più limitato.

In base alla copertura offerta, possiamo individuare diversi tipi di carte carburante.

Carta carburante aziendale monomarca

La carta carburante monomarca, come suggerisce il termine stesso, è limitata all'uso esclusivo presso le stazioni di servizio gestite dal fornitore specifico della carta. Sebbene questa restrizione comporti una selezione ristretta di punti di rifornimento, presenta anche vantaggi significativi, tra cui la possibilità di beneficiare di sconti, accumulare punti fedeltà e accedere a offerte esclusive riservate ai soli titolari di questa carta. Tuttavia, poiché è possibile rifornirsi solo in stazioni di servizio specifiche, gli autisti sono costretti a pianificare attentamente i loro viaggi, tenendo bene conto delle soste necessarie per il rifornimento. Di conseguenza, questa opzione risulta particolarmente adatta se gli spostamenti aziendali prevedono itinerari fissi o sono brevi, per cui la limitazione delle opzioni di rifornimento non rappresenta un ostacolo significativo.

Carta carburante aziendale universale

La carta carburante universale è un mezzo di pagamento che consente il rifornimento di carburante presso qualsiasi stazione di servizio, comprese le cosiddette "pompe bianche," ossia distributori di carburante senza marchio, affiliati a grandi compagnie petrolifere. Questa carta offre ai professionisti una completa libertà di scelta, eliminando la necessità di pianificare i percorsi in anticipo e permettendo di rifornirsi ovunque ci si trovi. Sebbene sia estremamente versatile e conveniente in termini di flessibilità, non fornisce vantaggi aggiuntivi come sconti sul carburante o punti accumulabili dagli utenti.

Carta carburante aziendale multimarca

La carta carburante aziendale multimarca rappresenta una soluzione intermedia tra la carta universale e quella monomarca, consentendo ai conducenti di rifornirsi presso diversi distributori affiliati al servizio. Questo approccio offre ai guidatori la flessibilità di scegliere tra diverse opzioni, anche se in numero limitato rispetto alla carta carburante universale. Queste carte sono comunemente rivolte a coloro che conducono mezzi pesanti, e di solito la maggior parte dei distributori affiliati si trova lungo le autostrade. Ciò le rende particolarmente utili per effettuare rifornimenti presso la stazione di servizio più vicina, cosa fondamentale quando gli spostamenti prevedono percorsi e itinerari sempre diversi.

Quali sono i vantaggi della carta carburante?

L'utilizzo di una carta carburante presenta una serie di vantaggi considerevoli per la gestione della flotta aziendale, semplificandone e migliorandone la gestione amministrativa e operativa. Tra i principali benefici, possiamo individuare:

fatturazione elettronica semplificata: una carta carburante agevola il processo di fatturazione elettronica, consentendo un'archiviazione efficiente delle transazioni legate al carburante
benefici fiscali: utilizzare le carte carburante per pagare i rifornimenti aziendali permette di recuperare fino al 40% dell'IVA e di detrarre le spese per il combustibile fino al 20% per veicoli aziendali ad uso promiscuo o fino al 100% per vetture aziendali ad uso strumentale
rispetto delle norme di legge:l e carte carburante consentono di operare nel rispetto delle leggi europee e italiane, essendo uno strumento idoneo per pagare i rifornimenti di combustibile
monitoraggio dei chilometri percorsi: questo strumento permette un accurato monitoraggio degli itinerari percorsi dai veicoli aziendali, fornendo dati essenziali per la gestione delle flotte

Quali sono i vantaggi della carta carburante?

controllo dei costi del carburante: la carta carburante facilita il tracciamento dettagliato dei costi di carburante, permettendo all'azienda di ottimizzare le spese e di monitorare eventuali aumenti indesiderati.
convenienza economica: le carte aziendali per il carburante offrono vantaggi economici come sconti, promozioni dedicate e prezzi più convenienti per il carburante
rifornimenti più rapidi: grazie alla praticità delle carte carburante, i rifornimenti sono più rapidi ed efficienti, senza la necessità di pagamenti in contanti o con carte personali

Quanto si risparmia con le carte carburante?

Le carte carburante rappresentano un efficace strumento per ottenere vantaggi significativi per le aziende, ma bisogna anche considerare che i risparmi, e i costi associati, variano a seconda della tipologia scelta.

Innanzitutto, è importante distinguere tra le carte carburante universali e quelle brandizzate. Nel caso delle prime, la registrazione è solitamente gratuita ma può prevedere un costo iniziale di emissione e la necessità di aderire a un piano di abbonamento che comporta un canone mensile variabile. Al contrario, le carte brandizzate, rilasciate direttamente dai distributori, richiedono solamente un versamento iniziale dell'importo che sarà poi caricato sulla carta, senza ulteriori spese. In entrambi i casi, le transazioni effettuate con la carta carburante sono generalmente prive di costi aggiuntivi, in quanto non vengono applicate commissioni di pagamento. Inoltre, alcune marche offrono sconti ulteriori sull'utilizzo delle loro carte, incrementando così il potenziale risparmio.

In linea di massima, le carte carburante possono generare un risparmio considerevole per le aziende, che varia in media da 0,03 euro a 0,05 euro per litro, a seconda del marchio e del paese di utilizzo. È tuttavia importante notare che, con l'aumento dell'efficienza e della produttività aziendale, il risparmio a lungo termine può essere ancor più sostanziale. In definitiva, le carte carburante rappresentano un investimento vantaggioso per le imprese, contribuendo a ottimizzare i costi operativi e a migliorare la gestione delle spese di carburante.

Mentre la carta carburante aziendale rappresenta un efficace strumento per ottimizzare i costi legati al carburante e semplificare la gestione della flotta aziendale, non dobbiamo mai dimenticare un altro aspetto: la manutenzione dei veicoli.

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